Distribuye recibos de sueldo, contratos, políticas y otros documentos a tus empleados de forma masiva, con seguimiento de lectura y firma digital.
- Ve a RRHH en el menú lateral
- Haz clic en Documentos
Verás la lista de envíos realizados con su estado.
La pantalla principal muestra todos los envíos de documentos:
| Columna |
Descripción |
| Tipo |
Tipo de documento enviado |
| Fecha |
Cuándo se realizó el envío |
| Destinatarios |
Cantidad de empleados |
| Estado |
En progreso, Completado, Cancelado, Fallido |
| Estadísticas |
Enviados / Leídos / Firmados |
| Estado |
Descripción |
Color |
| En progreso |
Procesando el envío |
Azul |
| Completado |
Todos recibieron el documento |
Verde |
| Cancelado |
Se canceló antes de completar |
Gris |
| Fallido |
Hubo errores en el envío |
Rojo |
- Haz clic en + Nuevo
- Sigue el asistente de 6 pasos:
| Campo |
Descripción |
| Tipo de documento |
Nómina, Contrato, Política, Anuncio, Otro |
| Modo de carga |
Subir archivo o Usar plantilla |
| Tipo de envío |
Email, Notificación interna, Ambos |
Tipos de documento comunes:
- Nómina (Payroll): Recibos de sueldo mensuales
- Contrato (Contract): Contratos laborales para firma
- Política (Policy): Políticas internas de la empresa
- Anuncio (Announcement): Comunicaciones generales
- Otro: Cualquier otro documento
Si elegiste "Subir archivo":
- Haz clic en Seleccionar archivo
- Elige el documento (PDF recomendado)
- Espera la carga
- Verifica la vista previa
Si elegiste "Usar plantilla":
- Selecciona una plantilla existente
- Completa las variables si las hay
- Revisa la vista previa
Formatos aceptados: PDF, DOC, DOCX
Selecciona quiénes recibirán el documento:
Opciones de selección:
- Todos los empleados: Envío masivo a toda la empresa
- Por departamento: Selecciona uno o más departamentos
- Individual: Elige empleados específicos
Filtros disponibles:
- Buscar por nombre
- Filtrar por departamento
- Filtrar por estado (solo activos)
- Marca los empleados destinatarios
- Verifica la cantidad seleccionada
- Continúa al siguiente paso
Antes de enviar, revisa:
- Tipo de documento
- Archivo cargado (vista previa)
- Lista de destinatarios
- Método de envío
Si algo está mal, vuelve al paso correspondiente para corregirlo.
- Haz clic en Iniciar envío
- El sistema procesará cada destinatario
- Verás una barra de progreso
- Espera a que termine
Durante el proceso:
- No cierres la ventana
- Puedes ver el progreso en tiempo real
- Si hay errores, se mostrarán al final
Si el documento requiere firma digital:
- El sistema te pedirá firmar como empresa
- Usa tu firma digital configurada
- Los empleados recibirán el documento para firmar
- Haz clic en un envío de la lista
- Verás:
- Información del documento
- Lista de destinatarios
- Estado de cada uno
| Estado |
Descripción |
| Enviado |
El documento fue enviado |
| Entregado |
El empleado lo recibió |
| Leído |
El empleado lo abrió |
| Firmado |
El empleado firmó (si aplica) |
| Error |
Hubo un problema con este destinatario |
En el detalle del envío verás:
- Total de destinatarios
- Cantidad enviados
- Cantidad leídos
- Cantidad firmados
- Porcentaje de apertura
Si algunos empleados no recibieron el documento:
- Abre el detalle del envío
- Identifica los destinatarios con error
- Haz clic en Reintentar
- El sistema intentará enviar nuevamente
Causas comunes de error:
- Email inválido del empleado
- Buzón lleno
- Empleado sin usuario en el sistema
- Abre el detalle del envío
- Haz clic en Descargar documento
- Se descargará el archivo original
Para auditoría o registro:
- Abre el detalle del envío
- Haz clic en Exportar reporte
- Se generará un Excel con:
- Lista de destinatarios
- Estado de cada uno
- Fechas de lectura/firma
Solo puedes cancelar envíos en progreso:
- Abre el detalle del envío
- Haz clic en Cancelar
- Confirma la acción
Los destinatarios que ya recibieron el documento lo conservarán.
Para eliminar un envío del historial:
- En la lista, haz clic en el ícono de eliminar
- Confirma la acción
Nota: Esto solo elimina el registro del envío, no borra el documento de los empleados que ya lo recibieron.
Para documentos que requieren firma (contratos, políticas):
- RRHH sube el documento → Paso 2 del wizard
- RRHH asigna destinatarios → Paso 3
- RRHH firma como empresa → Paso 6
- Empleado recibe notificación → Email o notificación interna
- Empleado abre el documento → Estado: Leído
- Empleado firma digitalmente → Estado: Firmado
- RRHH verifica firmas → En el detalle del envío
- Usa PDF para mejor compatibilidad
- Programa envíos de nómina para fechas fijas
- Verifica emails de empleados antes de envíos masivos
- Exporta reportes de firma para archivo legal
- Usa notificación interna + email para documentos importantes
| Problema |
Solución |
| Empleado no recibe email |
Verifica su email en la ficha |
| Documento no se ve |
Usa formato PDF |
| No puedo seleccionar empleado |
Verifica que esté activo |
| Firma no funciona |
El empleado debe tener usuario en el sistema |
| Envío tarda mucho |
Espera, depende de la cantidad de destinatarios |
Aprende a crear Anuncios y comunicaciones para mantener informado a tu equipo.